Wann werden die E-Mail Texte verwendet?

Innerhalb der Hintbox befinden sich 18 E-Mailvorlagen, die teilweise automatisch bzw. halbautomatisch ausgelöst werden. Neben jeder Schablone ist aufgeführt, an welche Benutzerrollen diese E-Mails versendet werden können.

Anbei eine Übersicht der Vorlagen.

 

 

Information über Verwendung einer E-Mailadresse:

Immer wenn innerhalb der Hintbox eine E-Mailadresse angegeben wird, wird für eine Bestätigung diese E-Mailschablone automatisch ausgelöst und eine E-Mail an die betroffene E-Mailadresse versendet.

 

Auto Reply neuer Bericht verfügbar:

Diese Schablone wird komplett automatisiert ausgelöst. Administratoren erhalten die Meldung immer. Manager hingegen erhalten den Hinweis nur, wenn der Hinweis denen ihnen zugewiesenen Kriterien entspricht. Wenn also die richtige Tochtergesellschaft, die richtige Angelegenheit und der richtige Bereich bei dem Hinweis zutrifft. 

Immer wenn ein Hinweisgeber, oder auch ein interner Bearbeiter innerhalb eines Berichtes auf "Bericht senden" drücken, wird die Schablone ausgelöst.

 

 

Auto Reply Bericht eingegangen:

Diese Meldung ist nur für den Hinweisgeber bestimmt. Immer wenn ein Hinweis als nicht eingeloggter Benutzer abgegeben wird, wird eine automatische Eingangsbestätigung gesendet. Die E-Mail hat den gesetzlichen Hintergrund, dass dem Hinweisgeber innerhalb von 7 Tagen nach Abgabe des Hinweis der Eingang der Nachricht bestätigt werden muss. Somit können Sie immer sicher gehen, dass die gesetzliche Frist gewahrt wird.

 

 

Mailadresse bestätigen Nachricht:

Wenn nachträglich von einem Benutzer (Hinweisgeber, Leser, Manager, System Administrator, Administrator) die hinterlegte E-Mailadresse verändert wird, wird die E-Mail automatisiert an die neue Adresse versendet.

Dies kann z.B. innerhalb des Benutzerprofils passieren.

 

 

Benachrichtigung über Löschfrist:

Die Schablone Benachrichtigung über die Löschfrist wird automatisiert an alle internen Bearbeiter versendet, sobald entweder im Workflow eine Erinnerung geschaltet ist, oder innerhalb des Benutzerprofiles die "Benachrichtigung bei Löschungsfrist Workflow" aktiviert ist. 

Wenn nichts von beidem aktiv geschaltet ist, wird die Benachrichtigung nicht versendet.

 

 

Email Footer:

Der Email Footer ist keine direkte automatisierte E-Mail. Der Hauptzweck ist, dass andere automatisierte E-Mails individueller gestaltet werden können, weil sie den Email Footer automatisch in die E-Mail einarbeiten.

Zum Beispiel kann hier das vorangegangene Beispiel verwendet werden. Die Benachrichtigung über die Löschfrist. Es ist ersichtlich, dass der Emailfooter ein Teil einer anderen Schablone ist. Der im Email Footer eingetragene Text wird automatisch ergänzt. 

 

 

Einladungslink Nachricht: 

Sobald ein neuer interner Benutzer in die Hinbox eingeladen wird, wird automatisch diese E-Mailvorlage versendet.

Dafür muss einer dieser beiden Button innerhalb der Benutzerverwaltung gedrückt werden.

 

 

Fehlgeschlagene Anmeldungen an Ihrem Hintbox-Konto:

Sobald sieben Mal erfolglos versucht wurde sich mit der hinterlegten E-Mailadresse anzumelden, wird diese E-Mail automatisch an den betroffene Bearbeiter oder Hinweisgeber versendet. Es hat zur Folge, dass der Account vorübergehend gesperrt wird. Die Sperrungszeit beträgt fünf Minuten.

 

Neue Nachricht:

Sobald innerhalb eines Berichtes eine neue Nachricht gesendet wird, werden die Benutzer wie folgt informiert:

- Administratoren erhalten immer eine E-Mail
- Manager erhalten nur eine E-Mail, sofern sie als "zuständige Person" eingetragen sind
- Leser erhalten ebenso eine Benachrichtigung, wenn sie als "zuständige Person" eingetragen sind 
- Hinweisgeber erhalten nur eine Benachrichtigung, wenn sie bei der Hinweisabgabe eine E-Mailadresse angegeben haben

 

Auto Reply Bericht via E-Mail-Schnittstelle eingangen:

Diese Nachricht wird automatisch an den Hinweisgeber verschickt, sobald ein Hinweis über die optional erwerbliche E-Mail Schnittstelle gesendet wurde. Der Auslöser ist, wenn eine E-Mail an die Schnittstelle gesendet wird.

 

Passwort wiederherstellen Nachricht:

Diese E-Mail Vorlage wird immer ausgelöst, wenn von einem Benutzer/ Hinweisgeber die Passwort vergessen Funktion ausgelöst wird. Die Funktion ist innerhalb des Login-Bereiches zu finden.

Sobald die E-Mailadresse eingegeben wurde und auf Passwort zurücksetzen geklickt wird, wird die E-Mail automatisch versendet.

Zugriff wiederhergestellt Nachricht:

Diese E-Mailvorlage hängt mit der Ende zu Ende Verschlüsselung der Hintbox zusammen.

Wenn das Passwort über die Passwort vergessen Funktion zurückgesetzt wird, wird aus Sicherheitsgründen der Zugang zu allen bestehenden Hinweisen der Hintbox verschlüsselt.
Ebenso wird für neu angelegte Benutzer der Zugriff auf alte Hinweise verschlüsselt. Ein Administrator mit dem vollen Zugriff auf das System und alle Hinweise kann diesen Zugriff für alle Benutzergruppen innerhalb der Benutzerverwaltung wieder herstellen.

Sie erkennen, dass ein Benutzer nicht den vollen Zugriff hat, wenn ein orangenes Dreieck in der Zeile des Benutzers erscheint. Jetzt muss auf das Zahnrad geklickt werden.

Die E-Mailvorlage wird automatisch an den betroffenen Benutzer versendet, sobald das zweite Fenster bestätigt wurde.

 

 

Benachrichtigung über bevorstehende Frist:

Diese Schablone wird ausgelöst, wenn die Fälligkeit zu der drei Monatsfrist noch nicht bestätigt wurde. Anbei die Übersicht aus dem Dashboard.

Die Nachricht wird anhand der nachfolgenden zwei Kriterien automatisch versendet:

- Es muss der Tag des Ablaufes der Frist sein
- Die Benachrichtigung "Benachrichtigung, bevor die Frist eines Berichts abläuft" muss in dem Benutzerprofil eingeschaltet sein

 

 

Auto Reply zugewiesene Person geändert:

Sobald eine neue zugewiesene Person innerhalb eines Hinweises festgelegt wird, wird diese Person in dem Moment der Zuweisung automatisch per E-Mail informiert.

 

 

Inhalt der Mail für abgelehnte Berichte:

Wenn ein Bericht innerhalb der Hintbox abgelehnt wird, wird zur Wahl gestellt, ob der Bericht direkt abgelehnt werden soll, oder ob eine benutzerdefinierte Nachricht verfasst werden soll.

In beiden Fällen wird diese Vorlage für den Hinweisgeber verwendet. Wenn Sie den Bericht benutzerdefiniert benachrichtigen möchten, können Sie die Vorlage noch einmal für diesen Hinweis umändern oder ergänzen. 

Sobald auf Bericht ablehnen geklickt wird, wird die Nachricht versendet.

 

 

Bericht in den Papierkorb verschieben:

Sie können innerhalb eines Hinweises einen Bericht in den Papierkorb verschieben. Die Schablone wird nur ausgeführt, wenn Sie sich entscheiden dem Hinweisgeber eine Information zu der Löschung zu senden.

Sie können die Schablone anschließend noch bearbeiten und die Meldung wird versendet, sobald Sie auf In den Papierkorb verschieben anklicken.

 

 

Benachrichtigung über Prozessfortschritt des Berichts:

Diese Schablone wird nur manuell versendet. Sie ist an die Prozessschritte innerhalb des Hinweises verknüpft. Die Prozessschritte sind an die Angelegenheiten geknüpft und variieren je nach Auswahl.

Wenn Sie jetzt auf Benachrichtigung senden drücken, wird die Schablone ausgelöst und ein vorgefertigter Text zu der Nachricht durch den ausgewählten Prozessschritt ergänzt.

Sie können ebenfalls den automatisch ergänzten Text individuell einstellen, indem Sie in den Systemeinstellungen bei den Kategorien & Prozessen auf den Bearbeitungsstift einer Kategorie navigieren udn dort den Text bei Mailtext verändern.

 

 

Support Problemmeldung an Administratoren:

Alle nicht Administratorenrollen haben die Möglichkeit über das Benutzerprofil eine Supportnachricht an die Administratoren zu versenden. Sobald auf den Button Support gedrückt wird, erscheint der Text der E-Mailvorlage.

Sobald auf Benachrichtigung versenden gedrückt wird, wird der geschriebene Text verwendet. Dieser kann frei von der Support meldenden Nachricht verändert werden.